Buchhaltung ist zeitaufwendig und verlangt hohe Genauigkeit. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen künstliche Intelligenz (KI) ein, um Routineaufgaben zu automatisieren. Nach dem Digital Office Index 2025 von Bitkom Research nutzen bislang allerdings erst 17 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI zur automatischen Fehlererkennung in der Buchhaltung, der am häufigsten genannten KI-Anwendung in diesem Bereich.
KI hilft Unternehmen dabei, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und zu prüfen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie dem Kontenabgleich und der Zuordnung von Transaktionen bleibt Buchhalterinnen und Buchhaltern mehr Zeit für strategische Aufgaben. Zusätzlich erkennen KI-Tools Fehler in Finanzdaten, bevor sie zu größeren Problemen führen.
KI für Routineaufgaben in der Buchhaltung
In der Buchhaltung lassen sich mehrere Routineaufgaben mit KI automatisieren, etwa das Buchen von Rechnungen, das Verbuchen von Zahlungseingängen und -ausgängen oder das Erstellen von Kontenabschlüssen.
Lexware Office etwa generiert monatlich rund 2,5 Millionen Buchungsvorschläge, die Kundinnen und Kunden per Klick bestätigen, und spart ihnen dabei nach Angaben des Anbieters rund 60 Prozent der Zeit, die manuelles Verbuchen sonst benötigt. Über 900.000 dieser Vorschläge sind inzwischen personalisiert, das System merkt sich also individuelle Buchungsmuster und schlägt sie bei wiederkehrenden Transaktionen automatisch vor. Die Akzeptanzrate dieser personalisierten Vorschläge liegt bei über 91 Prozent.
Auch DATEV bietet für diesen Bereich eigene Automatisierungsservices an: Der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen bucht Ein- und Ausgangsrechnungen digital, der DATEV Automatisierungsservice Bank verarbeitet Kontoumsätze automatisiert. Beide erzeugen Buchungsvorschläge in der Cloud, die Buchhalterinnen und Buchhalter anschließend nur noch prüfen und freigeben.
KI zur automatischen Erkennung und Verarbeitung von Rechnungsdaten
Eine der am häufigsten verwendeten KI-Technologien zur Erkennung von Rechnungsdaten ist maschinelles Lernen. Dabei lernt ein Computer anhand vorhandener Beispiele, bestimmte Aufgaben selbstständig zu lösen. Ein typisches Anwendungsgebiet ist die automatische Bilderkennung: Rechnungsbeträge und Positionen lassen sich damit direkt aus dem gescannten Beleg auslesen.
Eine weitere Technologie ist Natural Language Processing (NLP), bei dem natürlichsprachige Texte analysiert und in eine maschinenlesbare Form übersetzt werden. NLP erfasst und verarbeitet damit Rechnungsinhalte, auch wenn sie in unterschiedlichem Format oder unterschiedlicher Sprache vorliegen.
Robotic Process Automation (RPA) ergänzt beide Technologien: Softwareroboter übernehmen dabei die eigentliche Automatisierung von Geschäftsprozessen, etwa das Erfassen von Rechnungsdaten aus verschiedenen Systemen und deren Übertragung in ein einheitliches Format. RPA-Roboter lassen sich flexibel einsetzen und benötigen in der Regel keine tiefen IT-Kenntnisse bei der Einrichtung.
Fazit
KI in der Buchhaltung steckt in Deutschland noch am Anfang: Erst 17 Prozent der Unternehmen setzen sie laut Bitkom zur automatischen Fehlererkennung ein. Anbieter wie Lexware Office und DATEV zeigen jedoch bereits im großen Maßstab, wie viel Zeit sich damit sparen lässt, etwa durch monatlich Millionen automatisch generierter und mit hoher Akzeptanzrate bestätigter Buchungsvorschläge. Für Unternehmen, die noch zögern, lohnt sich deshalb ein Blick auf die eigene Buchhaltungssoftware und deren KI-Funktionen.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Unternehmen in Deutschland setzen bereits KI in der Buchhaltung ein?
Erst 17 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten setzen laut dem Digital Office Index 2025 von Bitkom Research KI zur automatischen Fehlererkennung in der Buchhaltung ein. Das ist die am häufigsten genannte KI-Anwendung im Buchhaltungsbereich, insgesamt bleibt der KI-Einsatz in deutschen Büros aber noch zurückhaltend.
Wie viel Zeit spart KI-gestützte Buchhaltungssoftware konkret?
KI-gestützte Buchhaltungssoftware wie Lexware Office spart Nutzerinnen und Nutzern nach Angaben des Anbieters rund 60 Prozent der Zeit, die für manuelles Verbuchen sonst nötig wäre. Das System generiert dafür monatlich etwa 2,5 Millionen Buchungsvorschläge, die die Kundschaft nur noch per Klick bestätigen muss.
Welche KI-Technologien stecken hinter der automatischen Rechnungsverarbeitung?
Hinter der automatischen Rechnungsverarbeitung stecken vor allem drei KI-Technologien: maschinelles Lernen zur Erkennung von Beträgen und Positionen auf gescannten Belegen, Natural Language Processing zur Verarbeitung von Rechnungstexten und Robotic Process Automation zur Übertragung der Daten zwischen verschiedenen Systemen.
Was bietet DATEV Kanzleien und Unternehmen an KI-Funktionen für die Buchhaltung?
DATEV bietet mit dem Automatisierungsservice Rechnungen und dem Automatisierungsservice Bank zwei KI-gestützte Werkzeuge für die Buchhaltung an, die Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Kontoumsätze automatisiert verarbeiten und daraus Buchungsvorschläge erzeugen. Zusätzlich integriert DATEV im Laufe von 2026 den DATEV Copilot zentral über die Headernavigation in alle DATEV-Cloud-Lösungen.