Viele Unternehmen stehen früher oder später vor derselben Entscheidung: Für einen Geschäftsprozess eine fertige Software kaufen oder eine eigene entwickeln lassen. Fertige Standardsoftware wie SAP, Microsoft Dynamics oder Salesforce deckt Buchhaltung, Kundenverwaltung oder Lagerhaltung für tausende Firmen gleichzeitig ab und verteilt die Entwicklungskosten entsprechend. Maßgeschneiderte Software dagegen wird für genau ein Unternehmen gebaut und bildet dessen Arbeitsabläufe eins zu eins ab, statt das Unternehmen zu zwingen, sich an eine fremde Vorlage anzupassen.
Wann Standardsoftware an ihre Grenzen stößt
Für Aufgaben, die in fast jeder Branche gleich ablaufen, wie Lohnbuchhaltung oder E-Mail-Verkehr, lohnt sich eine eigene Entwicklung selten. Schwierig wird es dort, wo der Arbeitsablauf eines Unternehmens tatsächlich vom Standard abweicht, etwa bei einer Werkstatt, die Techniker gleichzeitig nach Qualifikation, Standort und laufenden Aufträgen einteilt. Eine gekaufte Software sortiert solche Fälle meist nur nach Datum oder Priorität und zwingt das Unternehmen, seinen eigenen Ablauf an die Software anzupassen statt umgekehrt.
Was ein Individualprojekt tatsächlich kostet
Der Standish Group CHAOS Report, eine der bekanntesten Langzeitstudien zu Softwareprojekten, kommt über mehrere Erhebungsjahre hinweg regelmäßig zu einem ähnlichen Ergebnis: Nur rund 31 Prozent aller untersuchten Projekte werden pünktlich, im Budget und mit dem geplanten Funktionsumfang fertig. 52 Prozent gelten als angeschlagen, also verspätet, teurer oder mit reduziertem Funktionsumfang, und 19 Prozent scheitern vollständig. Die Studie nennt drei Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden: die Einbindung der künftigen Nutzer, die Rückendeckung durch die Geschäftsführung und eine von Anfang an klar formulierte Anforderung. Kleine, eng abgegrenzte Projekte schneiden dabei deutlich besser ab als große Rundumlösungen, weshalb viele Unternehmen mit einem einzelnen Arbeitsschritt beginnen, statt gleich das gesamte System zu ersetzen.
Prozesse abbilden statt Prozesse anpassen
Individualsoftware kann genau die Regeln abbilden, die ein Unternehmen von seinen Wettbewerbern unterscheiden. Ein Beispiel: Ein Ersatzteilhändler, der Bestellungen automatisch nach Lagerort, Lieferantenpreis und Dringlichkeit priorisiert, verliert diese Logik, sobald er auf eine generische Warenwirtschaft umsteigt, die solche Regeln gar nicht kennt. Wird dieselbe Logik dagegen im eigenen System programmiert, bleibt sie erhalten und lässt sich bei Bedarf gezielt ändern.
Wer die Daten hält, entscheidet über sie
Bei eigener Software gehören Quellcode und Datenbankstruktur dem Unternehmen selbst. Es entscheidet, auf welchem Server die Daten liegen, was für Firmen mit strengen Vorgaben zur Datenverarbeitung innerhalb der EU relevant ist, und bleibt unabhängig davon, ob ein externer Anbieter seine Preise anhebt oder eine benötigte Funktion aus einem Lizenzpaket streicht. Wer dagegen ein Abonnement bei einem SaaS-Anbieter nutzt, also bei einem Anbieter von gemieteter statt gekaufter Software, übernimmt automatisch dessen Update-Rhythmus, Preisänderungen und die Entscheidung, welche Funktionen erhalten bleiben.
Wachsen, ohne die Software zu wechseln
Ein eigenes System lässt sich Modul für Modul erweitern, sobald ein Unternehmen wächst oder ein neuer Geschäftsbereich hinzukommt. Fertige Software zwingt dagegen häufig zum Wechsel in ein teureres Lizenzpaket, sobald eine einzelne zusätzliche Funktion gebraucht wird, selbst wenn der Rest des größeren Pakets ungenutzt bleibt.
Wo der Kauf trotzdem die bessere Wahl bleibt
Für Funktionen, die in jedem Unternehmen gleich aussehen, spricht wenig für eine eigene Entwicklung. Anbieter wie DATEV oder Lexware pflegen Änderungen im Steuerrecht kontinuierlich und verteilen diesen Aufwand auf tausende Kunden gleichzeitig, was ein einzelnes Unternehmen mit eigener Buchhaltungssoftware kaum leisten könnte. Die Entscheidung fällt also nicht pauschal für oder gegen Individualsoftware, sondern Prozess für Prozess: Wo ein Ablauf den eigenen Vorteil ausmacht, lohnt sich die eigene Entwicklung. Wo er überall gleich abläuft, lohnt sich der Kauf.
Häufig gestellte Fragen
Wie hoch ist die Erfolgsquote von Softwareprojekten laut dem Standish Group CHAOS Report?
Der Standish Group CHAOS Report kommt über mehrere Erhebungsjahre hinweg regelmäßig zu einem ähnlichen Ergebnis: Nur rund 31 Prozent aller untersuchten Softwareprojekte werden pünktlich, im Budget und mit dem geplanten Funktionsumfang fertig. 52 Prozent gelten als angeschlagen, also verspätet, teurer oder mit reduziertem Funktionsumfang, und 19 Prozent scheitern vollständig.
Welche Faktoren entscheiden laut der Studie über Erfolg oder Scheitern eines Softwareprojekts?
Die Studie nennt drei Faktoren, die den Ausschlag geben: die Einbindung der künftigen Nutzer, die Rückendeckung durch die Geschäftsführung und eine von Anfang an klar formulierte Anforderung. Kleine, eng abgegrenzte Projekte schneiden dabei deutlich besser ab als große Rundumlösungen.
Warum bleibt Standardsoftware bei der Buchhaltung meist die bessere Wahl?
Anbieter wie DATEV oder Lexware pflegen Änderungen im Steuerrecht kontinuierlich und verteilen diesen Aufwand auf tausende Kunden gleichzeitig. Für Aufgaben, die in jedem Unternehmen gleich aussehen, etwa Lohnbuchhaltung, könnte ein einzelnes Unternehmen mit eigener Entwicklung diesen Pflegeaufwand kaum leisten.
Was bedeutet es, wenn ein Unternehmen bei eigener Software die Kontrolle über seine Daten behält?
Bei eigener Software gehören Quellcode und Datenbankstruktur dem Unternehmen selbst, das entscheidet, auf welchem Server die Daten liegen. Das ist relevant für Firmen mit strengen Vorgaben zur Datenverarbeitung innerhalb der EU und macht ein Unternehmen unabhängig davon, ob ein externer SaaS-Anbieter seine Preise anhebt oder eine benötigte Funktion aus einem Lizenzpaket streicht.